SYSteam AB är ett svenskt aktiebolag. Styrningen av SYSteam koncernen sker via  årsstämman, styrelsen och verkställande direktören samt koncernledningen i enlighet med Aktiebolagslagen, bolagsordningen, styrelsens arbetsordning och de beslut som ovanstående forum och instanser beslutar om. Med tanke på vald koncernstruktur är bemanningen av styrelser i operativa dotterbolag ytterligare ett led i styrningen av koncernen, bemanningen sker genom representation från ledningen eller annat med hänsyn till det aktuella dotterbolagets verksamhet på lämpligt sätt.

SYSteam omfattas inte per definition av kod för bolagsstyrning. SYSteam styrelse kommer dock att iaktta utvecklingen av kodens praktiska tillämpning i syfte att successivt anpassa arbetssätt och styrande dokument efter koden där det bedöms relevant för SYSteam och dess aktieägare. Ett arbete har genomförts i syfte att identifiera vilka förändringar som bör genomföras för att frivilligt följa koden för bolagsstyrning. SYSteam till ämpar redan idag den del av bolagsstyrningskoden som uppenbart gagnar styrning och informationsfrågor.

Löpande bolagsstyrningsfrågor finns på bolagets hemsida www.systeam.se

ÅRSSTÄMMA OCH EXTRA BOLAGSSTÄMMA
Vid årsstämman, det högsta beslutande organet, beslutar aktieägarna i SYSteam i centrala frågor, såsom fastställelse av resultat- och balansräkningar, ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören, utdelning till aktieägarna, styrelsens sammansättning samt i förekommande fall val av revisorer.

Ordinarie årsstämma hölls den 23 juni 2008 i Jönköp ing. Vid stämman var totalt 100 % av rösterna i bolaget representerade på stämman antingen via personlig närvaro eller via ombud. På stämman nyvaldes Håvard Larsen som tidigare var styrelsesuppleant. Morten Sögard som tidigare var styrelseledamot valdes till styrelse suppleant. Övriga styrelseledamöter omvaldes med undantag för Inger-Johanne Stockke.

På extra bolagsstämma i september 2008 beslutades att styrelsearvode skall utgå med 125 KSEK till ordinarie styrelseledamot som inte erhåller annan lön från bolaget eller dess ägare. Någon särskild ersättning för kommitté arbete utgår ej. Under 2008 har totalt 225 KSEK utbetalts i styrelsearvode (425 KSEK).

Kommande årsstämma kommer att hållas den 25 juni 2009 i Jönköping.

STYRELSEN
Styrelsen består efter bolagsstämman i juni 2008 av fem ledamöter och två suppleanter. Under 2008, efter årssstämman, var två av årsstämmans (40 %) valda ledamöter kvinnor. I samband med att styrelsen konstituerade sig, valdes Terje Mjøs till Styrelsens ordförande. Nuvarande styrelsens medlemmar presenteras närmare under avsnitt Ledning och styrelse. Sekreterare
i styrelsen har varit ständigt adjungerade Finanschefen Carina Carlin.

Efter ägarskiftet februari 2007 är SYSteam-koncernen ett dotterbolag inom norska ErgoGroup-koncernen vilket gör att bolagstyrningskodens uppställda krav på styrelsens oberoende är ej relevant. Någon redogörelse över styrelsens oberoende presenteras därför ej. I styrelsen fattas beslut rörande övergripande frågor om moderbolaget och koncernen, såsom koncernens
strategi, avgivande av delårsrapporter och årsredovisning, förvärv, större investeringar och desinvesteringar, utnämning av verkställande direktören samt koncernens organisation. Styrelsen har utsett en ersättningskommitté vilken rapporterar till styrelsen. Styrelsen i sin helhet utgör revisionskommitté.

Under verksamhetsåret 2008 har styrelsen 8 protokollförda sammanträden, varav tre har varit i Huskvarna/Jönköping, ett i Stockholm, ett i Göteborg och tre telefonmöten.

2008 ÅRS STYRELSES NÄRVARO PÅ STYRELSEMÖTEN

Beloppen inom parantes avser antal möjliga styrelsemöten inom respektive medlems mandatperiod.

Styrelsen har, utöver ärenden reglerade i arbetsordningen, huvudsakligen avhandlat förvärvsrelaterande ärenden. Andra frågor som behandlats är frågor om strategi, affärsplan, finansiella ramar och målsättningar inkluderande budget och prognos, styrmodeller, ersättningsrelaterade frågor. Medlemmar av ledningsgruppen har varit föredragande vid styrelsemötena. Bolagets revisor har deltagit på ett styrelsemöte och där redovisat sina slutsats er från revisionen.

ARBETSORDNING
På det konstituerande styrelsemötet den 26 september 2008 fastställdes styrelsens arbetsordning och instruktion en för verkställande direktören. Vidare beslutades att hela styrelsen, såsom tidigare, skall utgöra revisionskommitté samt utsågs två representanter till ersättningskommittén. Enligt styrelsens fastställda arbetsordning skall styrelsen sammanträda minst 5 gånger per år och arbeta enligt en särskild plan ägnad att säkerställa styrelsens informationsbehov.

Arbetsordningen berör bland annat styrelsens åligganden, ärendeförberedning och beslutförhet.

Huvudsaklig inriktning ordinarie möten:

januari       Bokslutsmöte

februari     Rapport från revisorerna, rapport från ersättningskommitté

maj            Analys och strategiarbete inför affärsplanering (Omvärld, Marknad)

augusti/    Verksamhetsgenomgång/analys, Förutsättningar inför affärsplanering
september

november Fastställande av nästa års Affärsplan, Budget

Förhållandet mellan styrelse och VD regleras i arbetsordningen samt en kompletterande instruktion för verkställande direktören. VD ansvarar för den löpande förvaltningen och den dagliga verksamheten samt fram tagande av förslag beträffande affärsplan, affärsstyrning, koncernens kapitalanskaffning, likviditetsförvaltning och totala finansiella riskexponering inom de ramar som styrelsen fastställt. Instruktionen för den verkställande direktören styr även VDs beslutförhet och delegeringsrätt. VD har till uppgift att vid varje styrelsemöte, och enligt fastslagen informationsmodell även däremellan, redogöra för bolagets verksamhetsmässiga samt ekonomiska utveckling och ställning. VD ansvarar vidare för att fortlöpande upprätta erforderliga underlag för styrelsens arbete.

Ersättningskommittén skall bereda frågor om ersättningar i form av lön, pensioner och bonus eller andra anställningsvillkor för VD och personal som rapporterar direkt till VD. Inga aktie- och aktie kursrelaterade incitamentsprogram föreligger för närvarnde till styrelsen eller bolagsledningen.

VALBEREDNING
Valberedningen i SYSteam sker under ledning av huvudägarens representant och tillika styrelsens ordförande Terje Mjøs. Valberedningen arbetar fram ett förslag till tyrelsemedlemmar att föreläggas den ordinarie årsstämman för beslut. Syftet med nomineringsarbetet är att säkra urvalsprocessen, förankra styrelsens arbetsordning samt föreslå arvoden för styrelsens arbete.

REVISIONSUTSKOTT
Under 2008 har hela styrelsen utgjort Revisionskommitté. Revisionskommittén har till ansvar att löpande under året bereda ärenden för styrelsens räkning som rör frågor som bevakning och granskning av bolagets redovisning, revision, intern kontroll och genomgång av bokslut och delårsrapporter. Vidare skall kommittén ansvara för att löpande hålla kontakt med bolagets revisorer och säkerställa deras oberoende mot bolaget samt att i förekommande fall ansvara för upphandling av revisionstjänster.

Styrelsen skall enligt arbetsordning inbjuda bolagets revisor att delta två gånger per år vid styrelsemötena för att lämna en redogörelse från årets revision samt sin syn på bolagets interna kontrollsystem. Revisorerna rapporterar sina iakttagelser från årets granskning direkt till styrelsen. 

REVISORER
Årsstämman utser revisorer på fyra år. Revisionsbolaget Ernst & Young AB med huvudansvarig revisor Sven-Arne Gårdh valdes som revisor 2006 och den pågående mandatperioden är fram till ordinarie årsstämma 2009. Sven-Arne Gårdh har varit revisor hos SYSteam sedan 2006. Vid sidan av SYSteam AB har Sven-Arne Gårdh revisionsuppdrag för bland annat Wallenstam, Global Health Partner AB (publ), New Wave Group och Global Refund. Han har inga uppdrag i bolag vilka är närstående till SYSteams större ägare eller VD. Arvode för övriga uppdrag förutom revisonsuppdraget avser främst skatterådgivning.

ERSÄTTNINGSKOMMITTÉ OCH PRINCIPERFÖR ERSÄTTNING TILL LEDNING
Styrelsens ersättningskommitté skall bereda frågor rörande ersättning och andra anställnings villkor till bolagets VD och andra ledande befattningshavare liksom ersättningspolicy och incitamentsprogram. Under året har kommittén bland annat lämnat förslag till villkor för verkställande direktören,berett förslag till styrelsen om villkor för ledande befattningshavare.

LEDNING OCH STRUKTUR
SYSteams verksamhet har sin grund i länder som organisatoriskt är uppdelat i fyra Affärsdivisioner med ansvar mot verkställande direktören: Specialist & Sector Solutions, Sverige Regional SME Solutions, Finland Regional SME Solutions och Outsourcing Services.

I Specialist & Sector Solutions ingår den icke-regionaliserade verksamheten inom Manufacturing, Trade & Services samt branschsatsningarna Healthcare, Forest
& Timber och Other industries.

Sverige Regional SME Solutions är med anledning av sin storlek indelad i geografiska regioner som leds av en Regionchef.

Division Outsourcing Services (SOS) bildades genom en sammanslagning av SYSteams driftsverksamheter och det förvärvade ErgoGroup AB. Divisionen levererar IT-drift till mindre och medelstora organisationer.

SYSteams organisation är byggd på principen om decentraliserat ansvar och befogenheter. Chefer för respektive Affärsdivision (och region) har fullt affärsmässigt ansvar för att driva och utveckla sina respektive verksamheter tjänster i enlighet med koncernens strategiska inriktning, riktlinjer och övergripande mål. Styrningen av Affärsdivisionerna utgörs av affärsplaner som bygger på de koncerngemensamma strategierna. Baserat på koncernens övergripande finansiella mål har finansiella mål fastställts för respektive Affärsdivision.

Ett led i strävan för lönsam tillväxt är att kombinera nyttan av en decentraliserad organisation med de skalfördelar som koncernens storlek erbjuder. Skalfördelar finns främst inom affärs- och tjänsteutveckling, ekonomi- och administration samt inom IT-utveckling och IT-drift. Den centrala samordningen organiseras genom koncernfunktioner för Ekonomi, HR, IT, Säkerhet, Affärsutveckling, Marknad, Information, Juridik samt förvärvsstödjande funktioner. Vidare har koncernen för den svenska verksamheten samordnat delar av administrativa stödet till de
lokala enheterna genom koncernens svenska Shared Service bolag. Koncernens IT-drift levereras via Division Outsourcing Services.

Ledningsgruppen har under 2008 bestått av Verkställande Direktör och Koncernchef, Finanschef, förvärvsansvarig Bolagsjurist, Affärs- och Strategiutvecklingsansvarig, Affärsdivisionschefer, Regioncheferna inom Sverige Regional SME Solutions och HR-ansvarig.

STYRNING OCH INTERN KONTROLL
Styrelsen ansvarar för bolagets interna kontroll, vars övergripande syfte är att skydda ägarnas investering och bolagets tillgångar. Styrelsen säkerställer säkerheten i den finansiella rapporteringen genom att löpande få rapporter och analyser över bolagets resultatutveckling, riskhanteringen samt genom löpande kommunikation och avrapportering från bolagets revisorer. En gång per år utfärdar ledningen till styrelsen en rapport; Intern kontroll avseende finansiell rapportering.

Den centrala ekonomi- och finans funktionen ansvarar för koncernens likviditets- och finansförvaltning, verkställande av den av styrelsen beslutade finanspolicyn/strategin samt samordning och styrning av investeringar. Ekonomifunktionen ansvarar även för utarbetande av riktlinjer för redovisning, rapportering och internkontroll samt utveckling av styr och uppföljningssystem vilka beslutas av styrelsen. Alla legala enheter i koncernen rapporterar
månadsvis i enlighet med en standardiserad rapportrutin. Rapporteringen är basen för  koncernens konsoliderade rapportering. Förutom den legala rapporteringen sker månadsvis uppföljning och analys av respektive Affärsdivisions verksamhet, vilket utförs av respektive Affärsdivisionschef tillsammans med en samordnad Controllerfunktion.