Styrelsen består efter bolagsstämman i juni 2008 av fem ledamöter och två suppleanter. Under 2008, efter årssstämman, var två av årsstämmans (40 %) valda ledamöter kvinnor. I samband med att styrelsen konstituerade sig, valdes Terje Mjøs till Styrelsens ordförande. Nuvarande styrelsens medlemmar presenteras närmare under avsnitt Ledning och styrelse. Sekreterare i styrelsen har varit ständigt adjungerade Finanschefen Carina Carlin.
Efter ägarskiftet februari 2007 är SYSteam-koncernen ett dotterbolag inom norska ErgoGroup koncernen vilket gör att bolagstyrningskodens uppställda krav på styrelsens oberoende är ej relevant. Någon redogörelse över styrelsens oberoende presenteras därför ej.
I styrelsen fattas beslut rörande övergripande frågor om moderbolaget och koncernen, såsom koncernens strategi, avgivande av delårsrapporter och årsredovisning, förvärv, större investeringar och desinvesteringar, utnämning av verkställande direktören samt koncernens organisation. Styrelsen har utsett en ersättningskommitté vilken rapporterar till styrelsen. Styrelsen i sin helhet utgör revisionskommitté.
Under verksamhetsåret 2008 har styrelsen 8 protokollförda sammanträden, varav tre har varit i Huskvarna/Jönköping, ett i Stockholm, ett i Göteborg och tre telefonmöten. Styrelsen har, utöver ärenden reglerade i arbetsordningen, huvudsakligen avhandlat förvärvsrelaterande ärenden. Andra frågor som behandlats är frågor om strategi, affärsplan, finansiella ramar och målsättningar inkluderande budget och prognos, styrmodeller, ersättningsrelaterade frågor. Medlemmar av ledningsgruppen har varit föredragande vid styrelsemötena. Bolagets revisor har deltagit på ett styrelsemöte och där redovisat sina slutsatser från revisionen.
Arbetsordning
På det konstituerande styrelsemötet den 26 september 2008 fastställdes styrelsens arbetsordning och instruktionen för verkställande direktören. Vidare beslutades att hela styrelsen, såsom tidigare, skall utgöra revisionskommitté samt utsågs två representanter till ersättningskommittén. Enligt styrelsens fastställda arbetsordning skall styrelsen sammanträda minst 5 gånger per år och arbeta enligt en särskild plan ägnad att säkerställa styrelsens informationsbehov. Arbetsordningen berör bland annat styrelsens åligganden, ärendeförberedning och beslutförhet.
Huvudsaklig inriktning ordinarie möten enligt gällande årsplan
- januari: Bokslutsmöte
- februari :Rapport från revisorerna, rapport från ersättningskommitté
- maj: Analys och strategiarbete inför affärsplanering (Omvärld, Marknad)
- aug/sept: Verksamhetsgenomgång/analys, Förutsättningar inför affärsplanering
- nov: Fastställande av nästa års Affärsplan, Budget
Förhållandet mellan styrelse och VD regleras i arbetsordningen samt en kompletterande instruktion för verkställande direktören. VD ansvarar för den löpande förvaltningen och den dagliga verksamheten samt framtagande av förslag beträffande affärsplan, affärsstyrning, koncernens kapitalanskaffning, likviditetsförvaltning och totala finansiella riskexponering inom de ramar som styrelsen fastställt. Instruktionen för den verkställande direktören styr även VDs beslutförhet och delegeringsrätt. VD har till uppgift att vid varje styrelsemöte, och enligt fastslagen informationsmodell även däremellan, redogöra för bolagets verksamhetsmässiga samt ekonomiska utveckling och ställning. VD ansvarar vidare för att fortlöpande upprätta erforderliga underlag för styrelsens arbete.
Ersättningskommittén skall bereda frågor om ersättningar i form av lön, pensioner och bonus eller andra anställningsvillkor för VD och personal som rapporterar direkt till VD. Inga aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram föreligger för närvarnde till styrelsen eller bolagsledningen.
Valberedning
Valberedningen i SYSteam sker under ledning av huvudägarens representant och tillika styrelsens ordförande Terje Mjøs. Valberedningen arbetar fram ett förslag till styrelsemedlemmar att föreläggas den ordinarie årsstämman för beslut. Syftet med nomineringsarbetet är att säkra urvalsprocessen, förankra styrelsens arbetsordning samt föreslå arvoden för styrelsens arbete.
Revisionsutskott
Under 2008 har hela styrelsen utgjort Revisionskommitté. Revisionskommittén har till ansvar att löpande under året bereda ärenden för styrelsens räkning som rör frågor som bevakning och granskning av bolagets redovisning, revision, intern kontroll och genomgång av bokslut och delårsrapporter. Vidare skall kommittén ansvara för att löpande hålla kontakt med bolagets revisorer och säkerställa deras oberoende mot bolaget samt att i förekommande fall ansvara för upphandling av revisionstjänster.
Styrelsen skall enligt arbetsordning inbjuda bolagets revisor att delta två gånger per år vid styrelsemötena för att lämna en redogörelse från årets revision samt sin syn på bolagets interna kontrollsystem. Revisorerna rapporterar sina iakttagelser från årets granskning direkt till styrelsen.
För ytterligare information om SYSteams styrelseledamöter, se Om SYSteam - Organisation - Styrelse