Från ineffektiv och kostnadsdrivande driftmiljö till ”jernkoll”

Från att ha haft en splittrad driftmiljö hos flera olika driftleverantörer på olika plattformar valde Jernhusen att standardisera och renodla såväl sina applikationer som driftplattformar. Ett av målen med förändringsarbetet var också att minska antalet leverantörer och effektivisera all support.

Bakgrund

Jernhusen som ägs av Näringsdepartementet äger, förvaltar och utvecklar ett kommunikationsnära fastighetsbestånd som består av bland annat stationshus, verkstadslokaler, kontor och lagerbyggnader längs den svenska järnvägen.

Bolaget genomgick för några år sedan stora verksamhetsförändringar som ställde krav på flexibilitet i administrativa och IT-relaterade lösningar. Som för många fastighetsbolag hade man dessutom en omfattande produktpalett av både tekniska och administrativa applikationer till stöd för en mångfacetterad verksamhet.

Kostnaden för IT-drift var hög och denna gav inte heller verksamheten det stöd som var tänkt. Förändringar i verksamheten krävde stora investeringar och ledde ofta till störningar i det operativa arbetet.

En anpassning av den gamla IT-miljön till nya och moderna applikationer med ny teknik skulle innebära dyra satsningar i kunskap och metoder på en obekant driftplattform. Till det fanns det varken pengar eller tid.

Lösning

Jernhusen valde att koncentrera sin IT-drift till en driftpartner som inte bara förstod hur en helt ny driftmiljö skulle byggas upp utan som även hade god kunskap i de verksamhetsprocesser som präglar ett fastighetsförvaltande företag. Några viktiga egenskaper som det nya lösningskonceptet skulle ha var skalbarhet och flexibilitet förutom baskraven trygghet och tillgänglighet. Förändringar av verksamheten skulle enkelt kunna hanteras i den valda lösningen, där både utbyten av applikationer och varierande volymer inte skulle påverka plattformens grunddesign.

Uppbyggnaden av den nya plattformen skedde parallellt med produktionsmiljön för att inte störa denna. Den nya plattformen skapades runt konceptet ”tunna” klienter, där skalbarheten och central administration var den tydliga ledstjärnan.

Kommunikationsnätet på 15 orter i Sverige installerades med hjälp av en underleverantör till SYSteam, som även ansvarar för säkerheten i nätet.

Med hjälp av egen projektledare drevs migreringsprojektet från start till mål. Transitionen mellan miljöerna minimerades genom att tester av den nya miljön noggrant hade genomförts innan plattformsväxlingen skedde.

Samtliga investeringar som gjordes i hårdvara och systemnära programvaror svarade SYSteam för. Genom att erbjuda Jernhusen en s k funktionslösning behövde Jernhusen inte på något sätt bry sig om utrustning och licenshantering samt naturligtvis inte heller om någon form av driftadministration eller löpande arbete kring ”sin” IT-miljö.

Mål/nytta

Den nya rollfördelningen mellan SYSteam som leverantör och Jernhusen som kund kan bäst beskrivas genom nedanstående citat av Jernhusens IT-chef.

"Vi ska vara duktiga kravställare och internt driva frågorna kring utvecklingen av bolagets IT-stöd. I många sammanhang sker detta även i samråd med vår driftpartner. Vår trygghet i affären är SYSteams väl utvecklade koncept för leverans av önskade funktionstjänster. Genom ett tidigare samarbete har vi haft möjlighet att utvärdera tjänsternas innehåll vad avser funktionalitet, stabilitet och servicenivåer "säger Torkel Bengtsson, IT-chef på Jernhusen.

"Vårt behov är att skapa en flexibel lösning som tål snabba förändringar och som ger full kontroll över kostnadsbilden" fortsätter Torkel Bengtsson.

Den tekniska lösningen omfattar fullt funktionsansvar för 80-talet arbetsplatser, rikstäckande kommunikation samt hela serverparken. Användarna får tillgång till kontorsapplikationer och en stor mängd affärskritiska verksamhetssystem som FastNet, XOR Control, Actit Business m fl. All användarsupport hanteras och samordnas av SYSteam.

Från att ha varit 4 personer på IT-avdelningen är man idag endast 0,75 person kvar. Kvar är endast beställar- och systemägaransvaret precis som Jernhusen haft i sin plan.

Driften från SYSteam levereras till ett fast pris – den enda rörliga komponenten är den som rör projekt och beställda förändringar i den tekniska miljön. Jernhusen har fått full kontroll både på sina kostnader och sin driftmiljö. Man kan lita på att systemen alltid är tillgängliga och i god funktion – man är helt enkelt trygg i sin IT-användning.